DOCUMENTOS LEGALES

Toda empresa sin importar su nivel de clasificación, para poder tener validez ante la ley, en el mercado al cual pertenece y más importante aún tener credibilidad ante sus clientes debe obtener una serie de documentos, numeración y códigos en sus productos otorgados por la DIAN, la Cámara de Comercio y otras entidades legales. Algunos de estos elementos son:

CERTIFICADOS DE CÁMARA DE COMERCIO

Todos los afiliados a una cámara de comercio tienen derecho a los siguientes certificados:

• Matricula Mercantil: es una inscripción que se hace ante la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentra el domicilio social. El certificado de esta inscripción es importante porque facilita la prueba de propiedad sobre el establecimiento de comercio. Se debe renovar entre los meses de enero a marzo de cada año para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales.

• Existencia y Representación Legal: es un documento expedido, por regla general, por las cámaras de comercio ,que cumple funciones probatorias, es decir permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial, como su existencia, representación, cláusulas del contrato y la constancia de que tal sociedad no se haya disuelta.

• Libros de comercio: son los que determina la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio). Los libros de contabilidad son el diario y mayor y balances. Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados.

NIT – Número de Identificación Tributaria

Es la expresión numérica eminentemente tributaria o fiscal que identifica ante impuestos nacionales, así como ante otras entidades públicas y privadas a los contribuyentes y declarantes. En otras palabras es como el número de la cedula de ciudadanía de una empresa. El NIT es asignado por la DIAN a quienes están inscritos en el RUT.

RUT – Registro Único Tributario

Es una base de datos que lleva la Administración Tributaria a nivel nacional con fines estadísticos y de ejercer control sobre todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, de tal forma que puedan ser eficaces en el recaudo, control y servicio facilitando el cumplimiento de las obligaciones tributarias, simplificando trámites y reduciendo costos.

REGISTRO

Para una empresa registrase ante una Cámara de Comercio antes de matricularse en el Registro Mercantil debe consultar si el nombre o razón social que ha escogido, se encuentra ya registrado, debido a que el Artículo 35 de Código de Comercio prohíbe registrar nombres idénticos.

Después de haber hecho esto puede empezar a completar algunos requisitos como los siguientes:

· Copia auténtica de la escritura de constitución de la empresa.

· Compruebe que los estatutos contemplen por lo menos las cláusulas relativas a: nombre, domicilio, término de duración, objeto, Representación Legal y capital.

· Formularios diligenciados de Matrícula Mercantil e industria y comercio, que para tal finalidad dispone la Cámara de Comercio.

· Acredite el pago del impuesto de registro (Ley 223 / 95), entre otros requisitos.

CERTIFICADO DE CALIDAD

La certificación de calidad es el resultado de un proceso por el que los evaluadores o auditores de la entidad de certificación, examina la conformidad del producto o sistema de gestión de acuerdo a los requisitos de la norma.

Los certificados de calidad siempre deben de contener, además del período de validez, la siguiente información:

· El alcance del certificado: a qué tipo de productos o servicios de aplica.

· La norma de referencia que se ha utilizado como elemento de examen.

· La entidad u organismo de certificación que ha emitido el certificado, después del examen de sus auditores y expertos.

· Información sobre el fabricante u organización que ostenta el certificado.

Cuando una empresa obtiene un certificado significa que los procesos de fabricación o prestación del servicio, han sido definidos e implantados y se gestionan para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. Además la empresa podrá gozar de la diferenciación de la competencia, la apertura de nuevos mercados, el fortalecimiento de su imagen corporativa y el reconocimiento por parte de sus clientes.

CÓDIGO DE BARRAS

Los códigos de barras son números que identifican artículos comerciales, unidades logísticas y localizaciones. Sirve para capturar información de manera automática de un producto o servicio. La implementación del código de barras ha traído beneficios a los comerciantes como la reducción de costos, ahorrando tiempo e incrementando la exactitud y eficiencia de los procesos en cada momento del ciclo de vida de los productos y servicios.

Las principales características que definen la simbología de un código de barras son las siguientes:

· Numéricas o alfanuméricas.

· De longitud fija o de longitud variable.

· Discretas o continuas.

· Número de ancho de elementos.

· Autoverificación.

· Quiet Zone ( es el área blanca al principio y al final de un símbolo de código de barras)

Las simbologías de los códigos de barras se dividen en:

· Primera división: son los más utilizados en el comercio.

· Segunda división: los datos están codificados en la altura y la longitud del símbolo, en estos códigos la información no se limita al código del artículo, sino que puede almacenar gran cantidad de datos.