GESTIÓN DE PROYECTOS

Para iniciar cualquier tipo de actividad de una forma organizada y evitar improvistos es conveniente elaborar un Proyecto.
Proyecto se puede definir como un conjunto de acciones que se programan con el fin de lograr unos objetivos propuestos en la planeación de dichas acciones y también con el propósito de reducir factores de riesgo.
De hecho en estas finalidades radica su importancia, puesto que proyectar facilita la solución de problemas, se establece un grado de viabilidad y se pueden atender eficientemente las oportunidades o necesidades que se presenten.

En la elaboración de un proyecto determinado se deben seguir las siguientes pautas:

OBJETIVIDAD: Definir las acciones a realizar dando solo la importancia que se merece a opiniones o juicios preconcebidos y con la posibilidad de ser flexibles en la toma de decisiones sobre el proyecto planteado.

CLARIDAD: Un proyecto debe ser claro en cuanto a las actividades que se quieren realizar, además de las motivaciones y las aspiraciones de los grupos de trabajo involucrados, así como en el tiempo y el espacio en el que se va a desarrollar.

PRINCIPIO DE REALIDAD: Es importante planear sobre bases reales y ser coherentes con las metas propuestas.

FLEXIBILDAD: Al momento de planear un programa, debe estar diseñado para adaptarse a nuevos cambios o reajustes necesarios en el transcurso de la ejecución.

Un proyecto debe pasar por los siguientes ciclos:

PREINVERSIÓN: se refiere al análisis que se debe hacer antes de tomar decisiones sobre los recursos que se tienen para cumplir los objetivos. Algunos procesos de la preinversión son: Identificación, Selección y Formulación.
La formulación se divide en diferentes etapas:

· Etapa de Idea: esta etapa tiene como objetivo especificar opciones para atender problemas, carencias, oportunidades o necesidades, teniendo en cuenta siempre los recursos que se poseen.
En esta etapa también se pueden seguir ciertos pasos para la generación de ideas de proyecto como elaborar un buen diagnostico de las necesidades satisfechas o insatisfechas, disponibilidad de los recursos, políticas gubernamentales, avances tecnológicos, entre otros. Ser creativos e innovadores y plantear una serie de interrogantes que ayuden a definir aspectos importantes del proyecto como el número de personas que se beneficiaran directa o indirectamente, cuál es la disponibilidad de los recursos existentes, entre otras.

· Etapa de Perfil: en esta etapa se realiza un análisis de las oportunidades y las necesidades a partir de la información recolectada principalmente de fuentes secundarias. También se definen aspectos como la Prefactibilidad, es decir, aclarar detalladamente las características del mercado, de la parte técnica, financiera, institucional, administrativa y ambiental que se relacionan directa e indirectamente con el proyecto; la Factibilidad, es decir, descartar cualquier incertidumbre acerca del proyecto para poder estar más seguros durante el proceso y obtener mejores resultados en la evaluación. Por último está el Diseño Definitivo que hace referencia a la definición total de cuál será el ente administrativo y gerencial del proyecto que asumirá la responsabilidad de su ejecución y seleccionará los servicios de ingeniería requeridos y los servicios complementarios.

INVERSIÓN O EJECUCIÓN O IMPLEMENTACIÓN: este ciclo se refiere al conjunto de acciones o actividades que se deben realizar en dicho proyecto para dar cumplimiento a los objetivos propuestos en la planificación inicial. En esta parte del proceso es donde se hace una mayor movilización de los recursos humanos, financieros y físicos para asegurar la utilización de los medios adecuados en la consecución de los objetivos.

CONSTRUCCIÓN: hace parte de la ejecución pero está más relacionada con los recursos físicos, puesto que aquí se adquieren los muebles e inmuebles, se hacen construcciones y se compran los equipos y maquinaria necesaria para iniciar operaciones, esto dependiendo del tipo de proyecto.

OPERACIÓN: este ciclo comprende las etapas de producción y comercialización y recursos humanos, técnicos y administrativos están dirigidos hacia ellos, de tal forma que se realizan todas las actividades de aprovisionamiento de la materia prima e insumos, actividades administrativas, entre otras. Este ciclo representa la Planeación, Acción y Control.

EVALUACIÓN EX – POST: En este ciclo se analizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir de indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia.

LIQUIDACIÓN: en este ciclo se definen las fases de duración del proyecto para saber si se ha planeado bien su ejecución.

Existen diferentes tipos de proyectos dependiendo de las características de los bienes que se elaboran, los servicios que se prestan y los beneficios que aportan: Proyectos sociales, Proyectos Productivos, Proyectos de Infraestructura y Proyectos al interior de la empresa.


DIAGNÓSTICO

El diagnostico es el proceso por el cual se mide, determina, evalúa y caracteriza particularidades de una oportunidad o necesidad que se presente y que se debe satisfacer para mejorar las condiciones actuales de una empresa. El diagnóstico permite formular estrategias, dinamizar o retardar el desarrollo de acciones propuestas anteriormente, además de verificar si la idea inicial es conveniente.
El diagnóstico tiene dos propósitos principales:
· Descripción: Caracterización de la necesidad u oportunidad, su incidencia y afectación sobre la población objetivo.
· Explicación: Estructuración causal de las variables o situaciones que determinan la necesidad o problema. Ésta permite establecer la magnitud y dimensión de la solución para alcanzar una situación deseable.

Cuando el diagnostico da como resultado un problema o necesidad, se deben analizar sus características para luego proceder a identificar y formular posibles soluciones, las cuales deben ser evaluadas para determinar cuál es la más apropiada puesto que a partir de esta se dará origen al proyecto. Este proceso se con problemas o necesidades tanto externas como internas de la organización.


OBJETIVOS

Los objetivos son los propósitos que desea cumplir la empresa, que generalmente están dirigidos a obtener utilidades. Son importantes porque sirven como guía de las actividades que se van a realizar durante la planeación, inicio y operación del proyecto.
Los objetivos se clasifican en Generales, que son aquellos que abarcan toda la idea y la esencia de la formulación y realización de un proyecto; y Específicos, que a su vez se desglosan de los generales y por lo tanto debe existir uno por cada aspecto importante para desarrollar el objetivo general.

En la fijación de objetivos existen las siguientes reglas o características para que sea más factible cumplirlos:
· Claridad.
· Flexibilidad.
· Medible o Mesurable.
· Realismo.
· Coherencia.
· Motivación.

La Justificación es otro aspecto importante en la formulación de proyectos, dado que refleja la necesidad de realizar un proyecto determinado. Su definición se debe basar en el interrogante ¿por qué se requiere su realización?, claro está sustentándolo con argumentos claros, cuantitativos y cualitativos, soportados con información correcta.


RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Recolectar y organizar información de diferentes fuentes sirve como base para solucionar un problema o tomar decisiones.
Las técnicas recomendadas para recolectar información son:
· Entrevista.
· Encuestas.
· Observación.
· El experimento.

La información se puede clasificar como:
· Datos primarios: son los que el investigador obtiene directamente de la realidad, con instrumentos propios.
· Datos secundarios: son registros escritos que ya han sido elegidos y utilizados por otros investigadores.

Finalmente para la recolección de información se debe tener claro que datos se necesitan, cuáles serán las fuentes a utilizar y dependiendo de esto se planean los instrumentos o acciones que deben implementarse para la obtención de la información.

DOCUMENTOS LEGALES

Toda empresa sin importar su nivel de clasificación, para poder tener validez ante la ley, en el mercado al cual pertenece y más importante aún tener credibilidad ante sus clientes debe obtener una serie de documentos, numeración y códigos en sus productos otorgados por la DIAN, la Cámara de Comercio y otras entidades legales. Algunos de estos elementos son:

CERTIFICADOS DE CÁMARA DE COMERCIO

Todos los afiliados a una cámara de comercio tienen derecho a los siguientes certificados:

• Matricula Mercantil: es una inscripción que se hace ante la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentra el domicilio social. El certificado de esta inscripción es importante porque facilita la prueba de propiedad sobre el establecimiento de comercio. Se debe renovar entre los meses de enero a marzo de cada año para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales.

• Existencia y Representación Legal: es un documento expedido, por regla general, por las cámaras de comercio ,que cumple funciones probatorias, es decir permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial, como su existencia, representación, cláusulas del contrato y la constancia de que tal sociedad no se haya disuelta.

• Libros de comercio: son los que determina la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio). Los libros de contabilidad son el diario y mayor y balances. Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados.

NIT – Número de Identificación Tributaria

Es la expresión numérica eminentemente tributaria o fiscal que identifica ante impuestos nacionales, así como ante otras entidades públicas y privadas a los contribuyentes y declarantes. En otras palabras es como el número de la cedula de ciudadanía de una empresa. El NIT es asignado por la DIAN a quienes están inscritos en el RUT.

RUT – Registro Único Tributario

Es una base de datos que lleva la Administración Tributaria a nivel nacional con fines estadísticos y de ejercer control sobre todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, de tal forma que puedan ser eficaces en el recaudo, control y servicio facilitando el cumplimiento de las obligaciones tributarias, simplificando trámites y reduciendo costos.

REGISTRO

Para una empresa registrase ante una Cámara de Comercio antes de matricularse en el Registro Mercantil debe consultar si el nombre o razón social que ha escogido, se encuentra ya registrado, debido a que el Artículo 35 de Código de Comercio prohíbe registrar nombres idénticos.

Después de haber hecho esto puede empezar a completar algunos requisitos como los siguientes:

· Copia auténtica de la escritura de constitución de la empresa.

· Compruebe que los estatutos contemplen por lo menos las cláusulas relativas a: nombre, domicilio, término de duración, objeto, Representación Legal y capital.

· Formularios diligenciados de Matrícula Mercantil e industria y comercio, que para tal finalidad dispone la Cámara de Comercio.

· Acredite el pago del impuesto de registro (Ley 223 / 95), entre otros requisitos.

CERTIFICADO DE CALIDAD

La certificación de calidad es el resultado de un proceso por el que los evaluadores o auditores de la entidad de certificación, examina la conformidad del producto o sistema de gestión de acuerdo a los requisitos de la norma.

Los certificados de calidad siempre deben de contener, además del período de validez, la siguiente información:

· El alcance del certificado: a qué tipo de productos o servicios de aplica.

· La norma de referencia que se ha utilizado como elemento de examen.

· La entidad u organismo de certificación que ha emitido el certificado, después del examen de sus auditores y expertos.

· Información sobre el fabricante u organización que ostenta el certificado.

Cuando una empresa obtiene un certificado significa que los procesos de fabricación o prestación del servicio, han sido definidos e implantados y se gestionan para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. Además la empresa podrá gozar de la diferenciación de la competencia, la apertura de nuevos mercados, el fortalecimiento de su imagen corporativa y el reconocimiento por parte de sus clientes.

CÓDIGO DE BARRAS

Los códigos de barras son números que identifican artículos comerciales, unidades logísticas y localizaciones. Sirve para capturar información de manera automática de un producto o servicio. La implementación del código de barras ha traído beneficios a los comerciantes como la reducción de costos, ahorrando tiempo e incrementando la exactitud y eficiencia de los procesos en cada momento del ciclo de vida de los productos y servicios.

Las principales características que definen la simbología de un código de barras son las siguientes:

· Numéricas o alfanuméricas.

· De longitud fija o de longitud variable.

· Discretas o continuas.

· Número de ancho de elementos.

· Autoverificación.

· Quiet Zone ( es el área blanca al principio y al final de un símbolo de código de barras)

Las simbologías de los códigos de barras se dividen en:

· Primera división: son los más utilizados en el comercio.

· Segunda división: los datos están codificados en la altura y la longitud del símbolo, en estos códigos la información no se limita al código del artículo, sino que puede almacenar gran cantidad de datos.